🎾 Справочник персонала CoolTennis

Как устроена система

📄 Полная инструкция в Google Docs →

Нажмите на блок, чтобы прочитать подробнее.

▼
▼ нужен человек: бот не уверен, клиент жалуется или нужно решение сотрудника
▼ вы делаете одно из трёх

Первый день

🔗
Приглашение

Старший администратор присылает одноразовую ссылку, она действует 72 часа. Откройте её в Telegram.

⌨️
Кнопки внизу

🙋 Очередь 💸 Дела ☰ Главная 📝 Обращение. /help показывает ваши команды.

☰
Главный экран

Что горит сейчас: диалоги у людей, дела, вопросы без ответа, цены.

⭐
Только вам

Возврат денег, деньги в отчётах, сотрудники, «Забрать себе» без ожидания.

Основные ситуации

Нажмите на ситуацию: что вы видите, что нажать, что получит клиент.

Видите
«🚨 {Клиент} · {услуга} · {площадка}», «Ждёт ответа N мин». В «Подробнее»: телефон, причина, реплики.
Нажмите
🙋 Беру → 💬 Открыть чат → ответьте в Wazzup → Вернуть боту → ✅ Да, вернуть
Клиент получит
Уже получил Уточню у коллеги и вернусь.При возврате бот ничего не пишет и продолжит с того же места, когда клиент напишет.
Бот молчит в этом диалоге с момента передачи, пока вы не нажмёте «Вернуть боту». Кнопка «Беру» бота не выключает, она только показывает коллегам, что карточка ваша.
Видите
«⚠️ Жалоба клиента», «⏰ {Клиент} ждёт ответа 30 минут» или «💬 {Клиент} написал(а) в переданном диалоге».
Что делать
При жалобе прочитайте и решите, вмешаться ли. При ожидании возьмите карточку: 🙋 Беру.
Клиент получит
При жалобе бот уже извинился, диалог у бота.
Коллега взял и час не отвечает: 🙋 Забрать себе. Старший администратор может забрать сразу.
Перенос
✅ Перенести: бот проверит время, перенесёт в CRM и напишет клиенту {Имя}, перенесли: {день}, {дата}, {время}, {корт}.
Отыгрыш
Отметьте пропуск в CRM → ✅ Отметил, оформляй. Бот запишет на ближайшее занятие группы.
Отказ
Для любого дела: ✖️ Отказать → причина. После отказа бот клиенту ничего не пишет и в диалоге выключен: напишите клиенту сами, затем нажмите «Вернуть боту».
Решает тот, кто нажал первым. Меньше чем за 24 часа до занятия бот сам скажет клиенту, что отменить или перенести уже нельзя и занятие сгорает, и передаст диалог вам.
Видите
Дело «Возврат»: клиент отменяет оплаченное больше чем за 24 часа.
Нажмите
Верните деньги в кабинете ЮKassa → ✅ Возврат сделан
Клиент получит
Уже получил Передал запрос на возврат коллеге, он оформит и напишет Вам.После кнопки бот запишет возврат в CRM и напишет клиенту.
Сам бот деньги не возвращает.
Шаги
Дата → время (весь день, утро, день, вечер, свой интервал) → площадки, при необходимости Уточнить корты → Далее →
Проверка
Бот покажет, сколько занятий и клиентов затронуто. В CRM пока ничего не записано.
Нажмите
Отменить занятия → Написать клиентам (N) → Список для звонков
Клиентам, с кем есть переписка, бот напишет сам. Остальных он покажет списком, им нужно позвонить.
Ничего не удаляется, занятия отмечаются с комментарием «дождь». «Вернуть занятия» работает, только пока клиентам не написали. Переносы подбираете вы.
Нажмите
🙋 Очередь → 🤖 Диалоги у бота › → клиент → ⏸ Отключить ИИ → ✅ Да, отключить
Отключение без срока: бот молчит, пока вы не нажмёте «Вернуть боту».

Технические уведомления и настройки

Нужны реже: редкие уведомления и настройки площадок и сотрудников.

Видите
«❔ Вопрос без ответа». Бот продолжает вести заявку, от вас нужен только ответ на вопрос.
Нажмите
✍️ Ответить клиенту → текст → ✅ Отправить и сохранить: ответ уйдёт клиенту и попадёт в справочник.
Площадка
«⏸ Локации» → площадка → 🔴 Да, выключить. Бот перестаёт отвечать клиентам этой площадки, ведите их сами. Включить обратно: /resume_location.
Спорт
/locations → площадка → 🎾 Спорт на паузе → вид → «До даты» и введите дату (например, 01.05) → ✅ Закрыть. Бот предложит клиенту другую площадку.
Существующие записи не отменяются, их нужно обработать вручную.
Нажмите
✅ Цена верная или «✖️ Ошибка, исправлю в CRM», потом ✅ Исправил. Пока цена не подтверждена, бот её не называет.
Нажмите
📋 Скопировать текст → отправьте клиенту из Wazzup.
Команды
/staff — список, /invite — приглашение, «↩️ Вернуть доступ» — вернуть отозванного. Последнего старшего администратора отозвать нельзя.

📝 Сообщить разработчику

Разработчику нужны не только ошибки. Хорошие отзывы так же важны: они показывают, что менять нельзя.

🐞
Ошибка бота

«Клиент просил падел на субботу, бот предложил теннис»

⚠️
Жалоба / риск

«Клиент дважды получил ссылку на оплату»

💡
Пожелание

«Пусть бот сразу называет парковку на Малевича»

👍
Хорошо получилось

«Сам перенёс аренду, клиент поблагодарил»

Как отправить
  • С карточки клиента, кнопка 📝 Сообщить о проблеме. Так лучше: клиент и последние реплики прикрепятся сами.
  • Из меню, кнопка 📝 Обращение. Бот спросит телефон клиента или предложит «Без клиента».
  • Выберите вид и напишите одной-двумя фразами: что сделал бот и что должен был сделать.
  • Когда разработчик исправит, вам придёт «Обращение №N исправлено».

На что смотреть в тесте

Здесь бот ещё может ошибаться. Увидели — отправьте 🐞 с карточки. Перечень пополняется.

  1. Число игроков словами. «только я», «сам», «с другом»: бот может не понять и переспросить
  2. Два вопроса в одном сообщении. «Иванов Пётр. А парковка есть?»: на вторую часть бот может не ответить
  3. Отказ дать телефон своими словами. «не дам», «обойдусь»: бот повторяет вопрос и не предлагает менеджера
  4. Группа на точное время. «по вторникам в 18:00»: бот подбирает группу только по дню
  5. Вопрос про тренера посреди записи. «когда свободен Смирнов?»: бот передаёт диалог вам, хотя мог бы ответить сам
  6. Бот предлагает тренера к аренде. Графика работы тренеров у бота нет, может предложить того, кто в это время не работает
  7. Количество инвентаря. «2 ракетки»: бот пока передаёт такой диалог вам
  8. Скорость. Ответ иногда идёт 1–3 минуты, это не ошибка. Если CRM тормозит, бот передаёт диалог вам
  9. Деньги: оплата с баланса, доплата за игроков, перенос одного человека из общей брони.
  10. Не проверялось: ответ несколькими сообщениями подряд, ночь, «сегодня/завтра», попытки обмануть бота.